Автоматизация работы в Excel

Автозаполнение

Функция Автозаполнение Ексель делает возможным наполнение значениями областей ячеек по конкретным правилам. Excel производит поиск правила наполнения введенных значений для того, чтобы определить значения других пустующих ячеек. Если ввести одно первичное значение образца заполнения, то выделится всего одна ячейка, если же список с интервалами изменения данных, то тут есть необходимость выделять две ячейки, которые были заполнены соответствующими данными.

Приступим теперь к примерам:

1. Сначала введите ваши данные в первичную ячейку или в другие смежные ячейки (если конечно вы задаёте правило заполнения).
2. Потом нужно выбрать ячейку или ячейки, с установленным правилом заполнения.
3. Теперь установите курсор мышки на Маркере заполнения (рисунок 1), это маленький квадратик в правом нижнем уголочке выделенной ячейки.
4. Перетащите указателем Маркер заполнения (по горизонтали или по вертикали) до самой последней ячейки, которую вы хотели бы заполнить значениями по образцу.
5. Всё, теперь можете отпустить кнопку мышки.

Рисунок 1. Маркер заполнения активной ячейки

Есть пара полезных приемов автозаполнения, один из них - это простое перетаскивание маркера заполнения при удержании правой клавиши мышки. При этом действии появляется контекстное меню, помогающее нам выбирать нужный способ автозаполнения (рисунок 2).

Рисунок 2. Контекстное меню автозаполнения Excel

Сейчас мы сделаем маленькое упражнение на тренировку полученных знаний.

Упражнение

Нужно запомнить, что для каждой группы данных, в зависимости от выбранного правила заполнения нам нужно вводить данные в одну или две смежные ячейки, это понятно? Использовать функцию автозаполнения можно для ввода ниже приведённых данных (табличка 1).

Табличка 1. Примеры автозаполнения

Для нашего с вами удобства работы в Excel существуют простые стандартные списки, которые содержат названия дней недели и месяцев, они доступны при выборе пункта Параметры в меню Сервис (закладка Списки), а также доступны списки, которые создал пользователь (рисунок 3).

Рисунок 3. Создание пользовательского списка

Запомните, что стандартные списки нельзя удалить, а пользовательские - можно удалять и редактировать. Для того, чтобы создать или изменить пользовательский список автозаполнения нужно выполнить эти действия:

1. Для начала выберите пункт Параметры в меню Сервис, а затем закладку Списки.
2. Теперь укажите Новый список в поле Списки.
3. И наконец, нужно ввести элементы списка или сделать необходимые изменения в поле Элементы списка. Нажмите кнопку Добавить, потом кнопку ОК.

Для удаления списка необходимо выделить его и нажать кнопку Удалить.

Проверка орфографии

Как и Microsoft Office Word, Excel при проверке орфографии сравнивает слова на рабочей области со словами, которые находятся в программном словаре.

Проверка орфографии по требованию доступна при выборе пункта Орфография в меню Сервис.

Несмотря на то, что большинство используемых слов имеется в словаре, словарь Ексель может не знать имена собственные, некоторые термины и формы слов. Программа будет помечать эти слова как ошибочные, но пользователь на своё усмотрение может оставить слово таким, каким оно было введено.

Расположение окон

При работе в Excel иногда возникает необходимость открытия нескольких рабочих книг в одно время, например, когда нужно объединить данные из разных файлов.

1. Сначала нужно выбрать опцию Файл, Открыть.
2. Потом выделить необходимые для работы книги Екселя. Для того чтобы выделить их при помощи мыши, используйте клавишу Shift, но для того, чтобы выделить несмежные книги - клавишу Ctrl.
3. Теперь выберите Открыть.

Открытые рабочие книги будут размещены на вашем экране одним из четырех доступных способов: рядом, сверху вниз, каскадом, слева направо.

Чтобы показать на экране несколько рабочих книг или листов:

1. Выбрать Окно, Расположить.
2. Выбрать один из вариантов расположения (рисунок 4) и нажать ОК.

Рисунок 4. Диалоговое окно вариантов расположения окон

Пока пользователь не закроет окно, книга будет открытой. Открытые книги все перечислены в меню Окно в порядке времени их открытия. Следует заметить, что только одна рабочая книга может быть активной в данный момент времени; ее окно находится  над всеми другими окнами, если вы не выбрали специальное расположение заранее. Активизацию требуемого окна можно сделать с помощью функций мышки или выбора требуемого документа в меню Окно.

Для одновременного просмотра разных частей книги, которые занимают площадь более размера вашего экрана, можно создать несколько окон для одной книги.

1. Для начала нужно выбрать Окно, Новое. В меню Окно появится второе окно для активной книги.
2. Теперь выберите Окно и потом Расположить.
3. Сейчас необходимо выбрать Только окна текущей книги (рисунок 4) и задать вариант их расположения.
4. Сейчас щелкните ОК.

Вот вроде и всё, надеемся наш урок не прошёл для вас даром, если есть вопросы - воспользуйтесь внутренним поиском сайта или задайте вопрос в "Обратную связь". Мы вам ответим.